Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego jako Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 na podstawie Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, opracował Zasady w zakresie udzielania zamówień w projektach realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 (zwane w dalszej części Zasadami), które opisują reguły udzielania zamówień w projektach unijnych realizowanych w ramach RPO WZ przez podmioty niezobowiązane do stosowania PZP (Prawo Zamówień Publicznych), oraz sposób przeprowadzania i dokumentowania procedury związanej z udzieleniem zamówienia.
Najważniejsze zasady wydatkowania środków przez podmioty niezobowiązane do stosowania przepisów PZP
Do najważniejszych zasad wydatkowania środków publicznych należą:
a) zasada uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, która służy temu aby zarówno na etapie przygotowania, jak i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia nie eliminować z udziału w postępowaniu określonej grupy wykonawców bądź nie stwarzać określonej grupie wykonawców uprzywilejowanej pozycji. Zasada ta zobowiązuje również do czuwania nad tym, aby wykonawcy postępowali wobec siebie uczciwie, zgodnie z zasadami obrotu gospodarczego i obowiązującym porządkiem prawnym.
b) zasada jawności i przejrzystości gwarantująca, że postępowanie o udzielenie zamówienia zawiera jasne reguły i istnieją środki do weryfikacji prawidłowości ich stosowania, a zamawiający podejmuje przewidywalne decyzje na podstawie wcześniej ustalonych kryteriów, które zapewniają zachowanie zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Celem tej zasady jest również zapewnienie wszystkim zainteresowanym możliwości zapoznania się z informacją o zamówieniu (np. odpowiedni stopień upublicznienia zapytania ofertowego), jak i zagwarantowanie, że osoby występujące po stronie zamawiającego są bezstronne i obiektywne w czasie przygotowania i prowadzenia postępowania.
c) zasada celowego, racjonalnego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych, która zapewnić ma uzyskanie jak najlepszych efektów przy jak najniższej kwocie wydatku.
Zasady nabycia zaplanowanych we wniosku aplikacyjnym usług/robót/dostaw
Po dokonaniu szacowania wartości zamówienia zgodnie z treścią Zasad, Beneficjent dokonuje nabycia zaplanowanych we wniosku aplikacyjnym usług/robót/dostaw zgodnie z poniższymi trybami:
1. Zamówienia o wartości poniżej 20 tys. zł netto
Beneficjent samodzielnie określa sposób dokonania wydatku, mając jednak na względzie, iż musi on zostać dokonany w sposób racjonalny, efektywny i przejrzysty, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Zawarcie pisemnej umowy z wykonawcą nie jest wymagane jak również nie jest wymagane przez Instytucję Zarządzającą okazania dokumentów potwierdzających przeprowadzenie analizy rynku – jednak w przypadku wątpliwości co do wartości danego wydatku, IZ RPO WZ może zobowiązać Beneficjenta do udokumentowania jego wyceny, więc dla bezpieczeństwa lepiej gromadzić takie dokumenty na etapie dokonywania analizy rynku.
2. Rozeznanie rynku – od 20 tys. zł do 50 tys. zł netto bez podatku VAT
Rozeznania rynku dokonuje się w przypadku zamówień o wartości od 20 tys. zł netto do 50 tys. zł netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT). Rozeznanie rynku ma na celu potwierdzenie, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie rynkowej. W celu potwierdzenia przeprowadzenia rozeznania rynku konieczne jest udokumentowanie dokonanej analizy cen/cenników potencjalnych wykonawców zamówienia – wraz z analizowanymi cennikami. Cenniki można pozyskać ze stron internetowych wykonawców lub poprzez upublicznienie opisu przedmiotu zamówienia wraz z zapytaniem o cenę na stronie internetowej beneficjenta lub skierowanie zapytań o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia do potencjalnych wykonawców, itd. Jeżeli ustalona w wyniku rozeznania rynku cena rynkowa zamówienia przekracza 50 tys. zł netto, należy zastosować zasadę konkurencyjności,
3. Zasada konkurencyjności – powyżej 50 tys. zł netto bez podatku VAT
Udzielenie zamówienia w ramach projektu przez Beneficjenta następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności w przypadku:
a) Beneficjenta niebędącego zamawiającym w rozumieniu Pzp w przypadku zamówień przekraczających wartość 50 tys. zł netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT),
b) Beneficjenta będącego zamawiającym w rozumieniu Pzp w przypadku zamówień o wartości równej lub niższej niż kwota określona w art. 4 pkt 8 Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. zł netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), lub w przypadku zamówień sektorowych o wartości niższej niż kwota określona w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. zł netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT).
Zasada konkurencyjności wymaga upublicznienia zapytania ofertowego polegającego na jego umieszczeniu w bazie konkurencyjności. W treści Zasad określone są minimalne warunki dotyczące informacji jakie muszą znaleźć się w treści zapytania ofertowego w celu wyłonienia oferty najkorzystniejszej. Również Zasady w zakresie udzielania zamówień w projektach realizowanych w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych regulują minimalne wymogi co do sporządzenia protokołu postępowania o udzielenie zamówienia czy możliwość dokonania zmian w postanowieniach zawartej umowy będącej efektem przeprowadzenia postępowania.
Ciężar dowodu, że wymogi zostały spełnione przy udzielaniu zamówień spoczywa na Beneficjencie. Oznacza to, że Beneficjent powinien zgromadzić i przedstawić dowody, które potwierdzą spełnienie ww. wymogów. Instytucja zarządzająca danym programem uprawniona jest na każdym etapie rozliczania projektu do weryfikacji prawidłowości zastosowanej procedury udzielania zamówienia. W przypadku naruszenia przez Beneficjenta warunków i procedur postępowania o udzielenie zamówienia, całość lub część wydatków związanych z tym zamówieniem uznane zostanie za niekwalifikowalne.
Wydatkowanie środków przez podmioty niestosujące przepisów PZP – jak poprawnie rozliczać?
Z powyższych informacji wynika, że należy dołożyć szczególnej staranności przy wydatkowaniu środków pochodzących z dotacji unijnych – aby uniknąć uznania kosztów za niekwalifikowalne, nawet jeśli beneficjent nie jest zobowiązany do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Jeżeli chcemy zminimalizować to ryzyko, radzimy powierzyć rozliczanie projektu unijnego firmie, która posiada odpowiednie doświadczenie przy realizacji tego typu zadań.
Do tej pory rozliczyliśmy 163 projekty a wartości 448 604 889,83 PLN.
– dla samorządów gminnych rozliczyliśmy 79 projektów,
– dla przedsiębiorców rozliczyliśmy 49 projektów,
– dla organizacji pozarządowych, instytucji kultury, kościołów rozliczyliśmy 9 projektów,
– dla projektów szkoleniowych i doradczych rozliczyliśmy 26.
Przykładowe projekty, w których firma Najda Consulting zarządzała procesem wdrażania i rozliczania projektu
➡️ Miejski Browar Stargard
Projekt pod nazwą: „Wdrożenie innowacyjnych rozwiązań w zakresie produkcji piwa i chleba w regionalnym minibrowarze”” – Wartość projektu 9 066 000,00 zł
Więcej informacji znajdziesz w publikacji (klik): Produkcja unikatowego produktu Pomorza Zachodniego opartego na wyjątkowej ekologicznej recepturze
Obejrzyj film z tej realizacji:
➡️Mars Most Brdowski sp. z o.o.
„Połączenie mostowo – drogowe w celu skomunikowania terenów inwestycyjnych Gryfia Biznes Park” – wartość inwestycji 39 mln zł.
Więcej informacji znajdziesz w publikacji (klik): Połączenie mostowo – drogowe w celu skomunikowania terenów inwestycyjnych Gryfia Biznes Park
➡️Kościół pw Wniebowzięcia NMP w Gryficach
„Zachowanie dziedzictwa kulturowego poprzez remont i konserwację kościoła pw. Wniebowzięcia Najświętszej Maryi Panny w Gryficach” – wartość inwestycji 3 034 801,14 zł
Firma Najda Consulting pozyskała dofinansowanie na realizację tej inwestycji, zarządzała procesem wdrożenia i rozliczenia projektu a także pełniła funkcję Inżyniera Kontraktu.
Więcej informacji znajdziesz w publikacji (klik): Kościół pw Wniebowzięcia NMP w Gryficach.
Obejrzyj film z tej realizacji:
Zobacz więcej projektów które rozliczyliśmy – https://najdaconsulting.pl/category/referencje/