Harmonogram realizacji projektu jest narzędziem, które stanowi podstawę prowadzonych działań związanych z wykonaniem projektu. Określa on rozbicie całości projektu na poszczególne zadania (np. budowa hali, zakup linii produkcyjnej x, zakup regałów magazynowych, zakup oprogramowania projektowego) wraz z ustaleniem czasu ich realizacji oraz kosztem jaki należy ponieść, aby osiągnąć zaplanowane cele i rezultaty. Może być on także narzędziem kontroli poprawnej realizacji projektu.

Po co tworzyć harmonogram realizacji projektu?

Harmonogram prac projektowych to drogowskaz, który pozwala porządkować i skrócić czas do osiągnięcia celu projektu. Dobrze zaplanowany harmonogram pozwoli nie tylko rozłożyć działania w czasie, ale także właściwie oszacować budżet projektu.

Jak stworzyć harmonogram realizacji projektu?

Istnieje wiele sposobów tworzenia harmonogramów. Często dla potrzeb funduszy unijnych korzysta się z wykresu Gantta, który pokazuje etapy realizacji projektu w powiązaniu z jednostkami czasowymi. W większości przypadków obejmuje on także stanowiska i osoby związane z poszczególnymi zadaniami.

Na etapie sporządzania harmonogramu należy zatem zastanowić się nad tym, jak długo i w jakich etapach projekt może być realizowany, tak aby wykluczyć wszelkie ryzyka jego niezrealizowania. Na etapie realizacji projektu powinien być odnoszony do rzeczywistego jego przebiegu i w przypadku znacznych odstępstw należy wprowadzić działania powodujące że osiągnięcie zaplanowanych celów i rezultatów w wyznaczonym pierwotnie terminie będzie możliwe.

Jakie narzędzia ułatwią stworzenie harmonogramu realizacji projektu?

W internecie znajduje się  wiele narzędzi, które pomogą stworzyć taki harmonogram. Do najbardziej znanych i darmowych należą: GanttProject, Trello, Asana, Readmine.  Narzędzia te pozwolą stworzyć  harmonogram realizacji projektu oraz edytować go i udostępniać pracownikom zaangażowanym w ten projekt.

Harmonogramu realizacji projektu – pamiętaj o ścieżce krytycznej

Dla niektórych zadań terminowość ich wykonania ma bardzo duże znaczenie w kontekście planowanej daty zakończenia projektu. Wszelkie opóźnienia w realizacji tych zadań mogą rzutować na tę datę. W przypadku takich zadań mówi się, że znajdują się one na ścieżce krytycznej. Ścieżka krytyczna określa najkrótszy czas, jaki jest potrzebny do zrealizowania projektu i dlatego  jej staranne zaplanowanie ma kapitalne znaczenie dla terminowego zakończenia projektu.

Aby prawidłowo zaplanować ścieżkę, należy ustalić wszystkie zadania w ramach projektu, kolejność, zależność między nimi i czas trwania. Musimy tutaj wziąć pod uwagę tak czynniki zewnętrzne, jak i wewnętrzne. Przykładowymi czynnikami zewnętrznymi mogą być:

– terminy narzucane przez instytucję nadzorującą realizację projekt unijnego,

– konieczność wzięcia pod uwagę Prawa zamówień publicznych lub zasady konkurencyjności w odniesieniu do kosztów kwalifiowanych, co realnie wydłuża czas wyboru zleceniobiorcy czy dokonywania zakupu.

– istniejące święta – szczególnie czas Świąt Bożego Narodzenia w połączeniu z Nowym Rokiem czy majówkę (zwyczajowo traktowane jako „przedłużony weekend”)

Czynniki wewnętrzne to istniejąca kultura organizacji czy realne zasoby danego przedsiębiorstwa.

Harmonogram realizacji projektu a przesunięcia wydatków kwalifikowanych w dotacjach unijnych

Nawet najbardziej staranny harmonogram realizacji projektu nie ochroni nas przed zmianami wynikającymi z realizacji projektu. Zmiany te mogą wywierać także znaczący wpływ na finansowanie projektu.  Na jakie zmiany w  zakresie wydatków kwalifikowanych pozwalają regulacje unijne?

Możliwe jest dokonywanie przesunięć między poszczególnymi wydatkami kwalifikowanymi, które zostały określone w dokumentacji aplikacyjnej do 15% przypadającej na każdy wydatek – w tej sytuacji informuje się Instytucję Zarządzającą o dokonanych przesunięciach. W przypadku kiedy przesunięcia wynoszą więcej niż 15% przypadający na każdy wydatek, Beneficjent powinien wystąpić z uzasadnionym wnioskiem o wyrażenie przez Instytucję Zarządzającą zgody na dokonanie takich przesunięć.

Działania dotyczące dokonywania przesunięć w harmonogramie podejmuje się zwykle po przeprowadzeniu procedur wyboru wykonawców/dostawców, w wyniku których zwykle otrzymane oferty różnią się od wartości wskazanej w dokumentacji aplikacyjnej.

Z powyższego opisu wynika, że harmonogram realizacji projektu jest niezbędnym narzędziem do zarządzania projektami. Nie należy go tworzyć intuicyjnie, ale korzystać z istniejących narzędzi i technik, które ułatwiają zarządzanie projektem.

Do tej pory rozliczyliśmy 163 projekty a wartości 448 604 889,83 PLN.

–  dla samorządów gminnych rozliczyliśmy 79 projektów,
– dla przedsiębiorców rozliczyliśmy 49 projektów,
– dla organizacji pozarządowych, instytucji kultury, kościołów rozliczyliśmy 9 projektów,
– dla projektów szkoleniowych i doradczych rozliczyliśmy 26.

Przykładowe projekty, w których firma Najda Consulting zarządzała procesem wdrażania i rozliczania projektu 

➡️ Miejski Browar Stargard

Projekt pod nazwą: „Wdrożenie innowacyjnych rozwiązań w zakresie produkcji piwa i chleba w regionalnym minibrowarze”Wartość projektu 9 066 000,00 zł

Więcej informacji znajdziesz w publikacji (klik): Produkcja unikatowego produktu Pomorza Zachodniego opartego na wyjątkowej ekologicznej recepturze

Obejrzyj film z tej realizacji:

➡️ Mars Most Brdowski sp. z o.o.

Połączenie mostowo – drogowe w celu skomunikowania terenów inwestycyjnych Gryfia Biznes Park”wartość inwestycji 39 mln zł.

Więcej informacji znajdziesz w publikacji (klik): Połączenie mostowo – drogowe w celu skomunikowania terenów inwestycyjnych Gryfia Biznes Park

➡️ Kościół pw Wniebowzięcia NMP w Gryficach

„Zachowanie dziedzictwa kulturowego poprzez remont i konserwację kościoła pw. Wniebowzięcia Najświętszej Maryi Panny w Gryficach” – wartość inwestycji 3 034 801,14 zł

Firma Najda Consulting pozyskała dofinansowanie na realizację tej inwestycji, zarządzała procesem wdrożenia i rozliczenia projektu a także pełniła funkcję Inżyniera Kontraktu.

Więcej informacji znajdziesz w publikacji (klik): Kościół pw Wniebowzięcia NMP w Gryficach.

Obejrzyj film z tej realizacji:

 

Zobacz więcej projektów które rozliczyliśmy – https://najdaconsulting.pl/category/referencje/

 

Zostaw komentarz