Jak dobrze rozliczyć projekt dofinansowany ze środków unijnych w sektorze MSP

Jak dobrze rozliczyć projekt dofinansowany ze środków unijnych w sektorze MSP

Przedsiębiorców, którzy wygrali granty unijne w ostatnich konkursach w ramach dostępnych programów operacyjnych czeka teraz jeszcze ważniejsze zadanie jakim jest rozliczenie przyznanego dofinansowania. Jaki jest najlepszy sposób na rozliczenie i jak nie stracić przyznanego dofinansowania?

W lepszej sytuacji(chociaż czasami może być to pułapka w przypadku wybrania złego doradcy) są beneficjenci którzy podpisali umowy z firmami doradczymi na przygotowanie projektu wraz z jego rozliczeniem i wdrożeniem. Z punktu przygotowania się do rozliczenia takiego projektu dla osoby , która uczestniczyła w procesie aplikacyjnym sytuacja wydaje się być prostsza – osoba taka uczestniczyła przy konstruowaniu budżetu projektu, wskaźnikach produktu i rezultatów oraz innych ważnych zapisach z których projekt będzie rozliczany, więc z rozliczeniem powinna sobie poradzić bez problemu.

Pierwsze problemy jakie napotykają beneficjenci pojawiają się już na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie. Po ogłoszeniu wyników konkursu o zakwalifikowaniu się naszego projektu do dofinansowania otrzymujemy pismo w którym wyszczególniona jest lista niezbędnych dokumentów i załączników do podpisania umowy o dofinansowanie. Najważniejsze z nich to: umowa kredytowa lub leasingowa, aktualne zaświadczenie z ZUS i Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu w opłacaniu składek i podatków, pozwolenie na budowę, decyzja środowiskowa, aktualny harmonogram rzeczowo-finansowy, harmonogram występowania o zaliczki w ramach projektu.

Po zawarciu umowy o dofinansowanie należy przygotować zespół kadrowy, który będzie odpowiedzialny za wdrożenie. Poniżej chciałbym przytoczyć parę najważniejszych zagadnień na które należy zwrócić w szczególności uwagę przy rozliczaniu projektów:

– Przestrzeganie zapisów umowy (terminy, numery rachunków bankowych, termin rozliczenia zaliczki itp.)

W szczególności bardzo ważną sprawą jest przestrzeganie terminów umownych. Dobrze wiemy, że w projektach(w szczególności inwestycyjnych) jest dużo czynników niezależnych od nas które mogą wpłynąć na opóźnienia realizacji projektu. Czynnikami takimi mogą być opóźnienie firmy która wykonuje roboty budowlane w naszym projekcie, roboty dodatkowe których nie można było przewidzieć na etapie przygotowania projektu, opóźnienia spowodowane niedostarczeniem na czas zamówionego przez nas sprzętu itd. W takich przypadkach należy od razu informować instytucję wdrażającą o problemach ponieważ zapisy umowy o dofinansowanie są często tak skonstruowane, że w przypadku nie poinformowania z wyprzedzeniem(co skutkuje przekroczeniem terminów zapisanych w umowie o dofinansowanie), narażamy się na naruszenie warunków umowy co w konsekwencji może doprowadzić w skrajnych przypadkach do rozwiązania umowy o dofinansowanie.

– Rozpoznanie rynku – przestrzeganie zasad konkurencyjności

Bardzo ważnym elementem pierwszej fazy projektu jest wyłonienie dostawców i wykonawców robót. Wybór ten musi być dokonany przy zachowaniu zasady konkurencyjności. Należałoby przed przystąpieniem do wyłonienia wykonawców/dostawców usług opracować procedurę ich wyłonienia a następnie zachowując zasadę konkurencyjności wystosować odpowiednie zapytania ofertowe do minimum trzech firm. W tym miejscu należy bardzo precyzyjnie określić swoje wymagania oraz stosować się do wytycznych instytucji wdrażającej poprzez konieczność opublikowania ogłoszenia na stronie internetowej oraz swojej siedzibie, udostępnienie szczegółowej specyfikacji na podstawie której wykonawcy/dostawcy będą w stanie złożyć ofertę cenową.

– Realizacja wskaźników określonych w projekcie –monitoring

Na etapie przygotowania dokumentacji aplikacyjnej należy w szczególności zwrócić uwagę na odpowiedni wybór wskaźników oraz określenie odpowiednich ilości do osiągnięcia z których będziemy rozliczani. W projektach beneficjentów, którzy często kierują się do nas z prośbą o rozliczenie swoich projektów po wstępnym audycie dokumentacji aplikacyjnej stwierdzamy, że określone wskaźniki we wniosku są przeszacowane lub niedokładnie określone lub wręcz tak jak w niektórych przypadkach beneficjent jest sam zaskoczony, że dany wskaźnik został w ogóle wpisany! Jeżeli zapiszemy we wniosku o dofinansowanie, że zakupimy dwanaście środków trwałych lub wprowadzimy po realizacji projektu trzy nowe usługi na rynek albo zatrudnimy czterech pracowników to musimy to bezwzględnie zrealizować.

Zmiany w projekcie – obowiązek informowania instytucji wdrażającej o planowanych zmianach, wnioski o aneks do umowy itp. Bardzo często od złożenia wniosku o dofinansowanie projektu a zawarciem umowy mija ponad pół roku(w niektórych przypadkach nawet rok czasu jeżeli projekt znajduje się na liście rezerwowej!). W tym czasie na rynek wprowadzono nowy, lepszy, wydajniejszy sprzęt który bardziej byłby nam przydatny w firmie. W takiej sytuacji proponowałbym wystąpić do instytucji wdrażającej z prośbą o akceptację takiej zmiany uzasadniając nasz wniosek terminem oczekiwania na przyznanie dofinansowania, postępem technologicznym, oraz nowymi możliwościami wprowadzenie jeszcze lepszych usług na rynek. Nie proponowałbym wprowadzać samemu takiej zmiany ponieważ może się to skończyć utratą części dofinansowania.

– Promocja – przeprowadzenie właściwej promocji projektu zgodnie z zapisami umowy oraz obowiązującymi wytycznymi. Zasadniczo należy przestrzegać ogólnych zasad związanych z promocją jakie określiła instytucja wdrażająca: tablice informacyjne, ogłoszenie na stronie www, stosowanie oznaczeń na dokumentach związanych z realizacją projektu: zapytaniach ofertowych, umowach, protokołach itp. Jeżeli natomiast wpisaliśmy dodatkowe działania promocyjne, np. ogłoszenia w prace to musimy dopilnować, żeby zostały opublikowane.

– Koordynacja prac służb księgowych z realizacją projektu – prowadzona właściwie ewidencja księgowa, odpowiednia kwalifikacja środków trwałych, prawidłowa realizacja płatności zaliczkowych.

Ten punkt należy przed wszystkim skoordynować z firmą która odpowiada za rozliczenie projektu, biurem rachunkowym bądź księgową w firmie tak, żeby nie popełnić błędu. Zasady księgowania wydatków dofinansowanych ze środków unijnych zostały określone w odpowiednich przepisach. Błędy jakie popełniają księgowi to między innymi korzystanie z przyśpieszonej amortyzacji, nie księgowanie wydatków na odpowiednich kontach księgowych, nieprawidłowe opłacanie faktur z otrzymywanych zaliczek itp.

– Weryfikowanie dokumentacji – sprawdzanie danych zawartych w treści faktur, opisywanie dokumentów, sprawdzanie protokołów odbioru, protokołów z negocjacji, umów oraz pozostałych dokumentów związanych z realizacją projektu.

Instytucje wdrażające mają odpowiednie wytyczne w kwestii opisywania faktur do których trzeba się bezwzględnie zastosować. Dodatkowo przy odebraniu odpowiedniej usługi należy spisać protokół odbioru, który jest później załącznikiem do rozliczenia przed instytucją dotującą.

– Terminowe regulowanie płatności za faktury.

Przytoczone powyżej argumenty oraz przykłady potwierdzają fakt iż rozliczenie projektu jest bardzo odpowiedzialną pracą jaką należy wykonać podczas całego procesu wdrożeniowego. Nieprawidłowe rozliczenie lub naruszenie procedur może skutkować decyzją instytucji wdrażającej o pomniejszeniu dofinansowania lub w skrajnych przypadkach nawet o rozwiązaniu umowy a co za tym idzie utracie dofinansowania. Tym bardziej trzeba zwracać uwagę na dobór doradców, którzy będą odpowiedzialni za rozliczenie projektu.

 

avatar
Autor:

Ekspert w dziedzinie funduszy unijnych i dużych projektów inwestycyjnych dla samorządów gminnych i firm z sektora MSP. Tematyką funduszy unijnych zajmuje się od 2002 roku. Swoją pracę z funduszami rozpoczął w firmie ComputerLand S.A w Warszawie przy realizacji międzynarodowego projektu z 6 Programu Ramowego Unii Europejskiej. W 2004 roku założył firmę doradczą Najda Consulting, która z sukcesem zrealizowała kilkanaście projektów których łączna wartość dofinansowania przekroczyła kwotę 263 653 709,00 zł, natomiast wartość projektów wyniosła 504 360 048,00 zł. W firmie Najda Consulting zarządzał 140 projektami unijnymi. Był koordynatorem 83 projektów unijnych dla Jednostek Samorządu Terytorialnego, 49 projektów unijnych dla sektora MSP, 8 projektów unijnych dla organizacji pozarządowych, instytucji kultury które z sukcesem uzyskały dofinansowanie. Zarządzał rozliczeniami 103 projektów unijnych, w tym pełnił funkcję Inżyniera Kontraktu w 17 realizowanych inwestycjach. Do najważniejszych zrealizowanych przez niego projektów należą: „Wprowadzenie nowej formy turystycznego zagospodarowania Promenady Gwiazd w Międzyzdrojach” – wartość inwestycji 23 mln zł, „Rewitalizacja zabytkowej linii nadmorskiej kolei wąskotorowej w Gminie Rewal” – wartość inwestycji 41 mln zł, „Uzbrojenie terenów inwestycyjnych w Stargardzie Szczecińskim”- wartość projektu 35 mln zł, „Połączenie mostowo-drogowe w celu skomunikowania terenów inwestycyjnych Gryfia Biznes Park” - wartość projektu 38 mln zł, „Budowa Pawilonu Wystawowego służącego celom „Centrum Dialogu Przełomy” – wartość inwestycji 24 mln zł. W 2012 i 2013 roku zrealizował projekt szkoleniowy 4x4biznes, który polegał na przeszkoleniu i przygotowaniu 180 przedsiębiorstw z woj. zachodniopomorskiego do aplikowania i zarządzania projektami nowego instrumentu finansowego Jessica. Jest pomysłodawcą takich projektów jak: portal informacyjny o nowych dotacjach unijnych na lata 2014-2020 – www.nowedotacjeunijne.eu , portal szkoleniowy www.4x4biznes.pl, akcji społecznościowej wraz z cyklem szkoleń Nie Łykaj Jak Pelikan, która ma na celu ochronę interesów kredytobiorców – www.nielykajjakpelikan.pl Uczestnik wielu konferencji biznesowych, autor wielu artykułów. Gościł m.in. w TV Biznes, TVP Szczecin, Pomerania TV, Polskim Radiu Szczecin. Prowadzona przez niego firma uzyskała bardzo dużo nagród i wyróżnień wśród których można wymienić: • I miejsce w Konkursie Gospodarczym Marszałka Województwa Zachodniopomorskiego w kategorii Usługa Roku 2011 • I miejsce w konkursie Regionalny Lider Innowacji i Rozwoju 2011r w dwóch kategoriach: Innowacyjna Firma oraz Dynamicznie Rozwijająca się firma. Dodatkowo prowadzona przez niego firma zdobyła wyróżnienie w ogólnopolskiej edycji konkursu Krajowi Liderzy Innowacji i Rozwoju w kategorii Innowacyjna Firma jako jedna z trzech najlepszych w kraju. • I miejsce w konkursie Regionalny Lider Innowacji i Rozwoju 2012r w kategorii Innowacyjna Firma. Dodatkowo prowadzona przez niego firma zdobyła wyróżnienie w ogólnopolskiej edycji konkursu Krajowi Liderzy Innowacji i Rozwoju w kategorii Innowacyjna Firma jako jedna z trzech najlepszych w kraju. • wyróżnienie w konkursie o Nagrodę Gospodarczą Prezydenta Miasta Szczecin w 2010 roku w kategorii mikroprzedsiębiorca. Prowadzona przez niego firma jest od paru lat jest też wysoko klasyfikowana w rankingu najskuteczniejszych firm doradczych w Polsce, który przygotowuje dwumiesięcznik Fundusze Europejskie co niewątpliwie świadczy o jego skuteczności.

Dodaj komentarz