Rok 2011 jest jednym z ostatnich w którym firmy mogą aplikować o dotacje unijne w ramach dostępnych Programów Operacyjnych. Niemniej jednak te firmy, które już wygrały wyścig w konkursach o dofinansowanie swoich projektów mają w tej chwili jeszcze trudniejsze zadanie jakim jest rozliczenie przyznanego dofinansowania. A jak już nam minie euforia po pierwszym etapie jakim niezaprzeczalnie jest sukces w pozyskaniu środków unijnych zastanawiamy się jak to dalej wszystko wdrożyć?

W lepszej sytuacji(chociaż czasami może być to pułapka w przypadku wybrania złego doradcy) są beneficjenci którzy podpisali umowy z firmami doradczymi na przygotowanie projektu wraz z jego rozliczeniem i wdrożeniem. Z punktu przygotowania się do rozliczenia takiego projektu dla osoby , która uczestniczyła w procesie aplikacyjnym sytuacja wydaje się być prosta – osoba taka uczestniczyła przy konstruowaniu budżetu projektu, wskaźnikach produktu i rezultatów i innych ważnych zapisach z których projekt będzie rozliczany, więc z rozliczeniem powinna sobie poradzić bez problemu.

Pierwsze problemy jakie napotykają beneficjenci pojawiają się już na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie. Po ogłoszeniu wyników konkursu o zakwalifikowaniu się naszego projektu do dofinansowania otrzymujemy pismo w którym wyszczególniona jest lista niezbędnych dokumentów i załączników do podpisania umowy o dofinansowanie. Ponieważ w większości instytucje zarządzające programami operacyjnymi uprościły(i bardzo słusznie) na początek listę załączników jakie trzeba dołączyć do wniosku o dofinansowanie, to właśnie na etapie przed podpisaniem umowy trzeba wszystkie te dokumenty dostarczyć.

Ważnym dokumentem, który trzeba załączyć jest potwierdzenie posiadania środków na realizację inwestycji. Przeważnie jest to promesa lub umowa kredytowa, wyciąg z rachunku bankowego, umowa pożyczki itp. Dodatkowo musimy załączyć aktualne zaświadczenie z ZUS i Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu w opłacaniu składek i podatków oraz inne dokumenty jakie zobowiązaliśmy się we wniosku dostarczyć do podpisania umowy o dofinansowanie. W szczególności jeżeli chodzi o promesy kredytowe lub leasingowe termin ich ważności upływa po 3-6 miesiącach od wystawienia a ponieważ sam proces wyboru projektów do dofinansowania trwa długo(często przekracza ten okres) to następuje konieczność wystąpienia do banku po nowy dokument. Bank wydając nową promesę będzie ponownie weryfikował sytuację finansową firmy – a ten proces oczywiście w zależności od banku będzie również potrzebował odpowiedniego czasu na weryfikację. W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że w piśmie jakie otrzymujemy od instytucji wdrażającej jest określony czas wynikający z procedur danego programu na dostarczenie dokumentów którego nie możemy przekroczyć(zawsze jednak możemy wnioskować o jego wydłużenie).

W tym miejscu należałoby zwrócić uwagę beneficjentom którzy planują realizować swoje projekty, że środki pieniężne jakie powinien posiadać beneficjent na realizację projektu w zasadzie powinny pokryć większość wydatków – w niektórych przypadkach występuje konieczność zabezpieczenia 100% wydatków zgodnych z harmonogramem rzeczowo-finansowym. W szczególności dotyczy to projektów w których zostały zaplanowane krótkie okresy realizacji a w takich przypadkach nie ma szans na finansowanie dalszych zakupów ze środków pochodzących z refundacji ponieważ okres zwrotu części poniesionych wydatków po złożeniu prawidłowego wniosku o płatność wynosi przeważnie ponad dwa miesiące. Oczywiście instytucje wdrażające dopuściły również możliwość zaliczkowania projektów, więc w takim przypadku ilość środków jakie trzeba zaangażować proporcjonalnie do udzielonej zaliczki będzie mniejsza.

Należy w tym miejscu należałoby uczulić również przedsiębiorców na ciągłe zmiany wytycznych programów oraz instrukcji do wniosków o płatność, które na bieżąco należy śledzić ponieważ czasami te przepisy, które obowiązywały np. we wrześniu nie koniecznie będą obowiązywały już grudniu!

Poniżej chciałbym przytoczyć parę najważniejszych spraw na które należy zwrócić w szczególności uwagę przy rozliczaniu projektów:

- Przestrzeganie zapisów umowy (terminy, numery rachunków bankowych, termin rozliczenia zaliczki itp.)

W szczególności bardzo ważną sprawą jest przestrzeganie terminów umownych. Dobrze wiemy, że w projektach (w szczególności inwestycyjnych) jest dużo czynników niezależnych od nas które mogą wpłynąć na opóźnienia realizacji projektu. Czynnikami takimi mogą być opóźnienie firmy która wykonuje roboty budowlane w naszym projekcie, opóźnienia spowodowane niedostarczeniem na czas zamówionego przez nas sprzętu itd. W takich przypadkach należy od razu informować instytucję wdrażającą ponieważ zapisy umowy o dofinansowanie są często tak skonstruowane, że w przypadku nie poinformowania z wyprzedzeniem(co skutkuje przekroczeniem terminów zapisanych w umowie o dofinansowanie), narażamy się na złamanie warunków umowy co w konsekwencji może prowadzić do rozwiązania umowy o dofinansowanie.

- Osiąganie wskaźników –monitoring

Na etapie przygotowania dokumentacji aplikacyjnej należy w szczególności zwrócić uwagę na odpowiedni wybór wskaźników oraz określenie odpowiednich ilości do osiągnięcia. W projektach beneficjentów, którzy często kierują się do nas z prośbą o rozliczenie swoich projektów po wstępnym audycie dokumentacji aplikacyjnej stwierdzamy, że określone wskaźniki we wniosku są przeszacowane lub niedokładnie określone lub wręcz tak jak w niektórych przypadkach beneficjent jest sam zaskoczony, że dany wskaźnik został w ogóle wpisany! Jest to bardzo ważny punkt ponieważ instytucja wdrażająca będzie na tej podstawie rozliczała beneficjenta.

- Zmiany w projekcie – obowiązek informowania instytucji wdrażającej o planowanych zmianach, wnioski o aneks do umowy)

- Rozpoznanie rynku – przestrzeganie zasad konkurencyjności należytej staranności i rzetelności

Bardzo ważnym elementem pierwszej fazy projektu jest wyłonienie dostawców i wykonawców robót. Wybór ten musi być dokonany przy zachowaniu zasady konkurencyjności. Należałoby przed przystąpieniem do wyłonienia wykonawców/dostawców usług opracować procedurę ich wyłonienia a następnie zachowując zasadę konkurencyjności wystosować odpowiednie zapytania ofertowe.

- Promocja – przeprowadzenie właściwej promocji projektu zgodnie z zapisami umowy oraz obowiązującymi wytycznymi.

- Koordynacja prac służb księgowych z realizacją projektu – właściwa ewidencja księgowa, stan środków trwałych, zestawienia zakupionych w ramach projektu środków trwałych.

Ten punkt należy przed wszystkim skoordynować z firmą która odpowiada za rozliczenie projektu, biurem rachunkowym bądź księgową w firmie tak, żeby nie popełnić błędu. Zasady księgowania wydatków dofinansowanych ze środków unijnych zostały określone w odpowiednich przepisach. Błędy jakie popełniają księgowi to między innymi korzystanie z przyśpieszonej amortyzacji, nie księgowanie wydatków na odpowiednich kontach księgowych itp.

- Weryfikowanie dokumentacji – sprawdzanie danych zawartych w treści faktury, opisywanie dokumentów, sprawdzanie protokołów odbioru, protokołów z negocjacji, umów oraz pozostałych dokumentów związanych z projektem.

Instytucje wdrażające mają odpowiednie wytyczne w kwestii opisywania faktur do których trzeba się bezwzględnie zastosować. Dodatkowo przy przyjmowaniu odpowiedniej usługi należy spisać protokół odbioru, który jest później załącznikiem do rozliczenia przed instytucją dotującą.

- Terminowe regulowanie płatności za faktury.

 

Przytoczone powyżej argumenty oraz przykłady potwierdzają fakt iż rozliczenie projektu jest najważniejszą pracą jaką należy wykonać podczas całego procesu wdrożeniowego. Nieprawidłowe rozliczenie lub naruszenie procedur może spowodować decyzję instytucji wdrażającej o pomniejszeniu dofinansowania lub w skrajnych przypadkach nawet o rozwiązaniu umowy a co za tym idzie utracie dofinansowania. Tym bardziej trzeba zwracać uwagę na dobór doradców, którzy będą odpowiedzialni za rozliczenie Państwa projektu.

Autor tekstu: Andrzej Najda

Prezes Zarządu

Hossa Finance sp. z o.o. spółka komandytowa

avatar
Autor:

Ekspert w dziedzinie funduszy unijnych i dużych projektów inwestycyjnych dla samorządów gminnych i firm z sektora MSP. Tematyką funduszy unijnych zajmuje się od 2002 roku. Swoją pracę z funduszami rozpoczął w firmie ComputerLand S.A w Warszawie przy realizacji międzynarodowego projektu z 6 Programu Ramowego Unii Europejskiej. W 2004 roku założył firmę doradczą Najda Consulting, która z sukcesem zrealizowała kilkanaście projektów których łączna wartość dofinansowania przekroczyła kwotę 263 653 709,00 zł, natomiast wartość projektów wyniosła 504 360 048,00 zł. W firmie Najda Consulting zarządzał 140 projektami unijnymi. Był koordynatorem 83 projektów unijnych dla Jednostek Samorządu Terytorialnego, 49 projektów unijnych dla sektora MSP, 8 projektów unijnych dla organizacji pozarządowych, instytucji kultury które z sukcesem uzyskały dofinansowanie. Zarządzał rozliczeniami 103 projektów unijnych, w tym pełnił funkcję Inżyniera Kontraktu w 17 realizowanych inwestycjach. Do najważniejszych zrealizowanych przez niego projektów należą: „Wprowadzenie nowej formy turystycznego zagospodarowania Promenady Gwiazd w Międzyzdrojach” – wartość inwestycji 23 mln zł, „Rewitalizacja zabytkowej linii nadmorskiej kolei wąskotorowej w Gminie Rewal” – wartość inwestycji 41 mln zł, „Uzbrojenie terenów inwestycyjnych w Stargardzie Szczecińskim”- wartość projektu 35 mln zł, „Połączenie mostowo-drogowe w celu skomunikowania terenów inwestycyjnych Gryfia Biznes Park” - wartość projektu 38 mln zł, „Budowa Pawilonu Wystawowego służącego celom „Centrum Dialogu Przełomy” – wartość inwestycji 24 mln zł. W 2012 i 2013 roku zrealizował projekt szkoleniowy 4x4biznes, który polegał na przeszkoleniu i przygotowaniu 180 przedsiębiorstw z woj. zachodniopomorskiego do aplikowania i zarządzania projektami nowego instrumentu finansowego Jessica. Jest pomysłodawcą takich projektów jak: portal informacyjny o nowych dotacjach unijnych na lata 2014-2020 – www.nowedotacjeunijne.eu , portal szkoleniowy www.4x4biznes.pl, akcji społecznościowej wraz z cyklem szkoleń Nie Łykaj Jak Pelikan, która ma na celu ochronę interesów kredytobiorców – www.nielykajjakpelikan.pl Uczestnik wielu konferencji biznesowych, autor wielu artykułów. Gościł m.in. w TV Biznes, TVP Szczecin, Pomerania TV, Polskim Radiu Szczecin. Prowadzona przez niego firma uzyskała bardzo dużo nagród i wyróżnień wśród których można wymienić: • I miejsce w Konkursie Gospodarczym Marszałka Województwa Zachodniopomorskiego w kategorii Usługa Roku 2011 • I miejsce w konkursie Regionalny Lider Innowacji i Rozwoju 2011r w dwóch kategoriach: Innowacyjna Firma oraz Dynamicznie Rozwijająca się firma. Dodatkowo prowadzona przez niego firma zdobyła wyróżnienie w ogólnopolskiej edycji konkursu Krajowi Liderzy Innowacji i Rozwoju w kategorii Innowacyjna Firma jako jedna z trzech najlepszych w kraju. • I miejsce w konkursie Regionalny Lider Innowacji i Rozwoju 2012r w kategorii Innowacyjna Firma. Dodatkowo prowadzona przez niego firma zdobyła wyróżnienie w ogólnopolskiej edycji konkursu Krajowi Liderzy Innowacji i Rozwoju w kategorii Innowacyjna Firma jako jedna z trzech najlepszych w kraju. • wyróżnienie w konkursie o Nagrodę Gospodarczą Prezydenta Miasta Szczecin w 2010 roku w kategorii mikroprzedsiębiorca. Prowadzona przez niego firma jest od paru lat jest też wysoko klasyfikowana w rankingu najskuteczniejszych firm doradczych w Polsce, który przygotowuje dwumiesięcznik Fundusze Europejskie co niewątpliwie świadczy o jego skuteczności.

Dodaj komentarz